Что такое лучший сканер чеков и трекер

Финансовая грамотность — это не модное слово. Да, это два слова, на самом деле. Но дело не в этом. В мире, где каждый хочет добиться успеха, управление финансами неизбежно. Неважно, кто вы — владелец бизнеса, офисный работник или творец — надежный инструмент для управления расходами и счетами должен быть у вас в кармане. Или, лучше, на вашем Mac.

В этой статье мы поговорим о безбумажном способе управления личными финансами. Во-первых, все безбумажное — модно. Во-вторых, это упрощает вашу жизнь и сводит к минимуму вероятность ошибки в вашем учете. Наконец, вы вряд ли когда-нибудь потеряете квитанцию, если она цифровая.

Как выбрать лучший сканер чеков и приложение для отслеживания

Бумажные квитанции похожи на школьные тетради. Вы понимаете, что ненавидите их. Вы ненавидите, они повсюду — в ваших ящиках, карманах и сумках. Но вы не можете избавиться от них, потому что они могут оказаться ценными в какой-то момент в будущем. Тем не менее бумажный учет ненадежен. Квитанцию ​​можно утопить, сжечь или потерять. Приложение для сканирования и отслеживания расходов могут работать намного лучше — вместо того, чтобы носить с собой тетради, вам нужен только телефон или компьютер.

Итак, как насчет того, чтобы получить лучшую программу для сохранения чеков? Хотя программное обеспечение для сканирования чеков бывает разных видов, давайте сначала определимся с типом функциональности, которую мы ищем. Вот наиболее распространенные особенности:

• Функционал распознавания текста. Оптическое распознавание символов — это технология, позволяющая преобразовывать изображения или рукописный текст в машинно-кодированный текст. По сути, это то, как вы извлекаете данные из отсканированного чека.

• Обнаружение дубликатов. Если вы храните несколько квитанций в одном месте, вы должны быть уверены, что случайно не добавите один и тот же счет дважды.

• Простой импорт. Вы можете хранить счета и квитанции в разных форматах, поэтому важно, чтобы ваше приложение для квитанций могло одинаково быстро обрабатывать импорт каждого формата.

• Поиск и фильтрация. Ищите квитанции по дате, сумме, названию и т. д. Если вы используете средство отслеживания расходов для бизнеса и на вашем устройстве хранится много документов, может быть полезно поместить их в отдельные категории.

• Сохранить в облаке. Очевидно, что счета и квитанции — это тип конфиденциальной информации, которую вы хотите защитить. Вот почему мы рекомендуем обратить внимание на сканеры чеков, которые поддерживают синхронизацию с iCloud или позволяют сохранять документы в любой облачной учетной записи.

• Напоминания. Конечно, это приятно иметь. Но поскольку многие приложения для отслеживания квитанций имеют эту функцию, вам может быть полезно знать об этом. Вы можете настроить уведомления в своем программном обеспечении, чтобы напомнить, когда должен быть следующий платеж. Особенно, если вы не используете диспетчеры задач, такие как Reminders, 2Do или Taskheat, эта функция может быть весьма полезной.

Чтобы помочь вам выбрать то, что вам нужно, мы рассмотрели некоторые из самых популярных органайзеров и трекеров квитанций ниже. Под описаниями вы найдете информацию о том, поддерживают ли инструменты вышеупомянутые функции.

Если вам нужно лучшее приложение для сканера для Mac

Получения: Лучший сканер на основе OCR

Победитель с точки зрения быстрого и эффективного распознавания чеков. Receipts читает ваши документы — и, надо признать, это довольно хороший читатель. Приложение может мгновенно извлекать ключевые данные, такие как сумма, дата и банковская информация. И это не заканчивается там. Квитанции позволяют добавлять налоговую информацию, конвертировать валюту и даже поддерживают прямую оплату счетов из приложения.

Еще один невероятный факт о Receipts заключается в том, что он изучает логику и быстро адаптируется к вашему рабочему процессу. Как только оно поймет типы документов, которыми вы управляете, приложение автоматически назначит квитанции категориям и контактам.

Цена: 54,95 долларов США или 9,99 долларов США в месяц с подпиской Setapp.

Хроника: лучший трекер расходов и напоминание об оплате

Если вас больше интересует отслеживание расходов и своевременная оплата счетов, попробуйте Chronicle. Это полноценный помощник по управлению финансами. Вы можете создавать счета в приложении, устанавливать напоминания и всегда иметь красивую визуализацию того, куда уходят ваши деньги. Приложение доступно и на iOS. Кроме того, он поддерживает синхронизацию с iCloud, что избавляет от необходимости вести отдельный журнал данных на каждом устройстве.

Цена: 19,99 долларов США или 9,99 долларов США в месяц с подпиской Setapp.

Лучшие мобильные сканеры чеков для отслеживания расходов

Expensify для совместного отслеживания расходов

Expensify — это популярное приложение для сканирования чеков для iOS и Android, которое можно использовать для захвата, сохранения и отслеживания счетов. Он широко известен для отслеживания расходов организации. Например, Expensify имеет простой способ отправки квитанций для утверждения и возмещения. Это особенно полезно для бухгалтеров и владельцев бизнеса, которым необходимо иметь представление о финансах компании.

Это работает и для индивидуального использования — например, если вам нужно быстро сфотографировать чек и сохранить его на телефоне.

Цена: от 4,99 до 9 долларов в месяц, в зависимости от функциональности.

Обувная коробка для бухгалтерских отчетов

Вы можете быть своим собственным бухгалтером. Серьезно. Shoeboxed — лучшее приложение для получения квитанций, если объем вашей работы слишком мал для найма настоящего бухгалтера, но слишком велик для управления всем этим вручную. У него нет причудливых функций, таких как самообучение, а его пользовательский интерфейс далек от совершенства. Таким образом, приложение вряд ли является хорошим выбором, если вам нужен надежный трекер квитанций для личных нужд. Тем не менее, он отлично подходит для подготовки готовых к аудиту отчетов о расходах вашей организации.

Цена: от $29 в месяц.

Кратко резюмируем все возможности упомянутых инструментов:

Receipts(Mac) Chronicle(Mac и iOS)Expensify (iOS и Android) Shoeboxed(iOS и Android) OCR ДаНетДаДаОбнаружение дубликатов Да НетДаНетСамообучениеДаНетНетПростой импорт ДаДаДаДаПоиск и фильтрация ДаДаДаДаСохранение в облаке НетДа НетНетНастройка напоминаний НетДаНет

Как долго хранить финансовые документы

Если вопрос, который вас интересует, заключается не в том, «где» хранить финансовые документы, а в том, «как долго», простого ответа на него нет. Большинство ресурсов скажут вам хранить квитанции и бухгалтерские отчеты в течение 3 лет. Но тут много нюансов.

Подготовьте безопасное место для сохранения файлов

Прежде всего, убедитесь, что используемое вами средство отслеживания бюджета имеет надежное локальное хранилище или позволяет синхронизировать данные с облачной учетной записью. Таким образом, ваши файлы будут в безопасности в течение любого периода времени. Для дополнительного уровня безопасности мы рекомендуем создать резервную копию вашего диска — на случай, если вы храните финансовые документы локально. Нативная Time Machine от Apple подойдет для этой работы. Но лучше создать загрузочный клон вашего диска с помощью Get Backup Pro — это поможет вам восстановить файлы в случае неожиданного сбоя.

Если вы случайно удалили финансовые документы, не паникуйте. Есть способ оживить их с помощью Disk Drill, мощного приложения для восстановления данных для Mac. Мы надеемся, что вам не придется его использовать, но обладание Disk Drill может серьезно вас спасти.

Документы, которые вы должны хранить вечно

Не под твоей кроватью. Существуют определенные финансовые документы, которые вы всегда должны хранить в надежном месте. Так же, как свидетельство о рождении или браке. Хотя большинство людей хранят физические копии важных файлов, цифровое хранилище может быть очень полезным планом резервного копирования. Вот список всего, от чего вы не должны избавляться после того, как зафиксируете его с помощью программного обеспечения для отслеживания:

• Сведения об оплате ипотеки. По сути, все, что подтверждает, что вы выплатили ипотечный кредит на недвижимость или землю, не должно пропадать. Любой из этих документов может иметь решающее значение, когда вам нужно передать право собственности кому-то другому, в вопросах раздела имущества и т. д.
• Информация о вкладе ИРА. Это не так очевидно, но также следует отметить. Убедитесь, что вы храните отчеты о взносах IRA для любых взносов, не подлежащих вычету. Это поможет вам подтвердить уплату налогов.
• Воля. Если это рукописный документ, обязательно отсканируйте его с помощью лучшего приложения для сканирования чеков, которое использует OCR.

В зависимости от вашей работы и деятельности, другие документы, которые вы, возможно, захотите хранить неопределенно долго, включают в себя записи о капитале и акциях, брокерские отчеты, страховые документы, платежи по долгам и т. д.

Сроки отслеживания расходов и поступлений

Однако слишком много беспорядка не годится. Хороший трекер расходов справится с этим, но вам понадобится обширное хранилище и отличные функции фильтрации, чтобы сохранить все документы. Вот почему полезно знать, какие документы можно удалить и когда.

Документы, которые следует хранить 7 лет

• Налоговая отчетность по трудоустройству (от 4 до 7 лет, в зависимости от страны)
• Требования о возмещении убытков
• Неучтенный доход > 25% от вашего валового дохода
• Возврат налогов и кредиты.

Документы, которые следует хранить в течение 3 лет

• Медицинские счета
• Страховые полисы, которые были отменены
• Записи о продаже недвижимости
• Записи IRS о налоговых декларациях
• Выписки по кредитной карте (если они вам нужны для налоговых вычетов).

Документы, которые следует хранить в течение 1 года

• Любые документы, которые вам могут понадобиться для оспаривания транзакции
• Аннулированные чеки и записи о зарплате
• Банковские выписки.

Через год или три первым шагом к финансовой безопасности станет надежный трекер квитанций. Это поможет вам увидеть полную картину того, куда уходят деньги. Чтобы больше никогда не чувствовать себя Лебовски.

Надеемся, что это руководство помогло вам выбрать лучшее решение для личных или деловых нужд. Наши личные фавориты — Чеки для сканирования на Mac и Хроника для отслеживания расходов — оба доступны в Setapp. Если вам нужно простое в использовании приложение для сканирования чеков для iOS или Android, Expensify, безусловно, является победителем. Среди всех функций, которые вы можете получить в приложении для сканирования чеков, мы не можем больше выделить безопасное хранилище. Потому что безопасность — это единственная сторона, на которой вы должны быть!