Лучшие инструменты для удаленной работы во время вспышки коронавируса
Глобальная вспышка коронавируса, также известного как COVID-19, заставила многие компании по всему миру применять политику работы на дому. Захватывающие времена для тех, кто думает, что будущее работы отдалено. Не то чтобы кто-то хотел испытать это будущее из-за пандемии, но оно есть. И мы должны оставаться позитивными. Надеюсь, тоже продуктивно.
недавняя статья в Нью-Йорк Таймс говорит, что удаленная работа оказывает неоднозначное влияние на нашу производительность. Несмотря на то, что самоизоляция может на самом деле улучшить ваши результаты, у вас, вероятно, будет период простоя творчества. Как вы справляетесь с этим, особенно если ваша работа связана с творчеством? И как создать правильную рабочую среду во всей компании? Мы собрали лучшие инструменты и стратегии, которые должны решить эти вопросы за вас.
Спойлер: правила работы с коронавирусом могут быть эффективными и даже забавными.
Когда начинать работать удаленно из-за COVID-19
Распространение COVID-19 в последние месяцы увеличилось. И вы устали отслеживать цифры, мы это знаем. Тем не менее, если мы хотим быть ответственными, мы должны оставаться в курсе. Вопрос в том, как мы определяем, когда пришло время закрыть компанию.
Сколько сообщений о Коронавирусе мы должны ждать? Где грань между «поощрением» сотрудников к удаленной работе и соблюдением обязательной политики? Дело в том, что никто не может сказать вам наверняка. Коронавирус — это новый вызов для человечества, а это значит, что мы должны во всем разобраться сами.
Среди технологических гигантов Twitter одним из первых разработал политику работы на дому в связи с коронавирусом. За ними последовали Facebook, Amazon и Google. Одно можно сказать наверняка: изоляция — лучший способ борьбы с пандемией, которую мы придумали до сих пор. цифры показывают После введения карантина в Китае количество случаев резко сократилось. Так что мы обязательно должны извлечь из этого урок.
источник: Томас Пуэйо
Другими словами, если ваша организация может перейти на удаленную работу — а это работает практически для каждой технологической компании — вам лучше сделать это. Вот отличное резюме, которое мы нашли на Ветка Reddit:
«Потяни за аккорд и иди на удалёнку. Ваши сотрудники будут вам благодарны в любом случае. Ваши клиенты поймут и, вероятно, возьмут на себя вашу инициативу.
Скажите, что вы ошибаетесь, и коронавирус никогда не станет большой проблемой: что ж, хороший опыт обучения. Вы проверили свой план работы из дома. Ваши люди ценят, что вы заботитесь о них. Вернуться к работе, как обычно.
Скажите, что вы правы, и коронавирус станет таким большим делом, как вы предполагаете: можно было бы решить проблемы раньше, пока все не испытали стресс».
После того, как вы примете решение, потратьте несколько дней на то, чтобы спланировать удаленную работу. Вот все инструменты, которые вам понадобятся, чтобы заставить его работать.
Согласовать способы связи для удаленной работы
Если в вашей компании уже действует политика удаленной работы, вам легче жить. Все, что вам нужно сделать, это эффективно масштабировать его по всей организации. Если это что-то новое, вам нужно будет провести обширное стратегическое совещание и сообщить согласованный план своим сотрудникам. Это может произойти за счет некоторого рабочего времени, но планирование — самая важная часть, которой вы не должны жертвовать.
Воспользуйтесь бесплатными предложениями
Многие компании, которые поддерживают инициативы по работе на дому, позволяют бесплатно использовать свое программное обеспечение. Google объявил они предоставляют бесплатный доступ к расширенным функциям Hangout Meets. Премиум-пакет включает 250 участников на звонок, прямую трансляцию для 100 000 зрителей и возможность записи онлайн-встреч. Это должно помочь работникам и студентам оставаться на связи.
Zoho сделал свой новый Пакет Zoho Remotely можно использовать бесплатно, слишком. Пакет объединяет 11 приложений для онлайн-конференций, хранения данных, управления проектами и многого другого. Большинство предложений для компаний, заботящихся о коронавирусе, включая Zoho и Hangouts, доступны бесплатно до 1 июня.
Выберите лучший мессенджер для работы
Независимо от того, насколько хорошо вы планируете, первые несколько дней могут быть немного хаотичными. Люди будут пытаться связаться друг с другом, используя разные каналы. Поэтому мы рекомендуем вам получить приложение, которое объединяет их все в одно. IM+ — это универсальный агрегатор рабочих и личных сообщений. По сути, он позволяет вам подключать мессенджеры, которые вы регулярно используете, для быстрого доступа ко всем. В IM+ есть WhatsApp, Slack, Hangouts, Skype, Telegram и другие популярные мессенджеры.
Если вам нужна очень сфокусированная рутина обмена сообщениями для работы из дома, вот трюк, который вам понравится:
Подключите все мессенджеры, которыми вы пользуетесь ежедневно.
Перейдите на вкладку «Подключено» и нажмите на службу, чтобы открыть настройки.
Настройте теги — «Рабочие» для тех, которые вы будете использовать для рабочего общения, и «Домашние» для остальных. Чтобы избежать путаницы, вы можете создать собственный тег «Работа из дома».
Чтобы настроить IM+ для работы, нажмите «Настройки» на левой боковой панели и переключите тег «Работа» или «Работа из дома».
После того, как вы отфильтруете по тегу, на боковой панели будут отображаться только ваши «рабочие» услуги. Это устранит отвлекающие факторы, сохраняя важные каналы связи интегрированными.
Если ваша команда использует Slack для групповых бесед, убедитесь, что все знают, как им пользоваться дома. Один из наиболее распространенных сценариев, о котором вам следует подумать, — это общие каналы. Поскольку многие проекты привязаны к отдельным каналам Slack, сотрудникам может потребоваться научиться работать в них, приглашая людей из других проектов и обмениваясь сообщениями с ними. Slack создал простое руководство, объясняющее, как настроить общие каналы — вы можете прочитать его здесь. Обязательно поделитесь этим и любыми другими соответствующими руководствами со своей организацией, прежде чем переходить на удаленный режим.
Включить удаленный доступ к рабочим инструментам
Некоторые повседневные задачи привязаны к рабочему месту. VPN, рабочие компьютеры и общий доступ — вот несколько вещей, которые могут помешать удаленной работе. Поэтому вам может потребоваться изменить способ доступа сотрудников к данным, когда они находятся дома.
Предоставьте инструкции по настройке VPN
Shimo — один из лучших инструментов, который вы можете предложить своим сотрудникам или коллегам в эти трудные времена. Приложение открывает доступ к внутренней сети офиса из любого удаленного места. Более того, он может обрабатывать несколько подключений одновременно, каждое из которых легко активировать, задав собственные условия. Вот как настроить Shimo дома:
Установите приложение из Setapp и щелкните его значок в строке меню.
Выберите Добавить учетную запись VPN.
Откройте «Учетные записи» и добавьте новую, нажав кнопку «плюс».
Введите информацию о сервере, имя пользователя, пароль и нажмите «Создать».
Во вкладке Trigger настройте условия для автоматического подключения.
Вот и все. Как только вы активируете соединение, Shimo перенесет вас в удаленную сеть. Вы также можете настроить уведомления, чтобы узнать, к какой сети вы подключены, если вы используете более одной.
Получите надежный VNC-клиент
Не каждый сможет взять рабочий компьютер домой. Не все захотят — если у них есть домашние ноутбуки, вполне способные выполнять эту работу. Так или иначе, обязательным инструментом для удаленных работников является клиент VNC. Программное обеспечение для виртуальных сетевых вычислений.
Самый простой инструмент VNC, с настройкой которого не возникнет проблем, — это Jump Desktop. Как только вы установите это приложение на свой Mac, оно откроет доступ к любому из ваших удаленных компьютеров. Будь то ПК или Mac, которые вы оставили в офисе, Jump Desktop доставит их вам. Подключите удаленный компьютер, введя данные IP и имя, или включите автоматическое подключение по электронной почте.
Альтернативой, которая выполняет аналогичную работу, является приложение Mac под названием Screens. Если вам нужен дополнительный уровень безопасности, потому что вы боитесь, что кто-то может увидеть ваш удаленный экран, это то, что вам нужно. В Screens есть специальный режим Curtain, который позволяет скрыть удаленный рабочий стол.
Обеспечьте сотрудничество в разных часовых поясах
Если ваша работа пересекает границы, вы должны учитывать часовые пояса при настройке звонков и встреч. Это может быть легко сделать в офисе, когда кто-то всегда заботится о времени. Дома вы изолированы, из-за чего легче потерять счет времени. Чтобы не пропустить важное событие, воспользуйтесь помощником по часовым поясам — World Clock Pro.
Это приложение для Mac, которое синхронизирует ваше расписание с расписанием ваших коллег в зависимости от их местонахождения. С помощью одного удобного виджета, размещенного на вашем рабочем столе, вы сможете мгновенно просматривать выбранные часовые пояса. Так что вам больше никогда не придется беспокоиться о разнице во времени.
Корпорациям, занимающимся международным бизнесом, а также тем, у которых есть офисы по всему миру, мы советуем поощрять использование World Clock Pro на постоянной основе. Дома или в офисе это поможет сотрудникам избежать путаницы с часовыми поясами.
Сделайте это временем обучения
Пока все говорят об ожидаемых потерях, пандемия — не менее хорошее время, чтобы подумать о прибылях. Вашей команде предстоит придумать новый режим работы, а значит новые идеи и инструменты. Подумайте, что вы можете дать им, и предложите изучить новые вещи, которые могут принести пользу их работе.
Вот лишь несколько вариантов повышения производительности для тех, кто работает на Mac:
iThoughtsX для интеллектуальных карт и простого обмена идеями. Это потрясающий выход для всех творческих идей и уединенных размышлений, которые у вас будут. В приложении есть отличный набор инструментов для визуализации мыслей и построения связей в самых сложных картах разума. К каждой точке на карте можно прикрепить подробные примечания и экспортировать все это в выбранный формат. Это может стать отличным новым способом проведения мозгового штурма и обмена идеями, не находясь в одной комнате с коллегами.
Откат для записи аудио, которое вы забыли записать. Этот гений. Приложение находится в строке меню, записывая каждые 60 минут аудио и перезаписывая его снова и снова. Это не для того, чтобы запечатлеть, как вы разговариваете сами с собой в пустой комнате (или не только для этого). Backtrack может помочь вам записывать удаленные встречи и возвращаться к ним в любое время. По сути, это также может быть отличным инструментом для дальнейшего использования в офисе во время собраний команды.
Тайминг для упорядоченного отслеживания времени. В офисе у вас обычно 8 часов. Это включает в себя перерывы на кофе и светскую беседу. Дома график, скорее всего, изменится. Тайминг поможет вам увидеть, сколько времени вы тратите на свои ежедневные задачи, автоматически записывая все, что вы делаете на Mac, и составляя все это в подробных отчетах. Вам не нужно запускать или останавливать таймер, Timing покрывает это.
Адаптация работы вашей команды
Большинство приложений, которые мы рассмотрели выше, являются частью подписки Setapp, службы приложений Mac, которая предоставляет доступ к более чем 170 приложениям за фиксированную плату. Удаленная работа может быть идеальным временем, чтобы опробовать несколько приложений и позволить вашей команде открыть для себя инструменты, которые им нравятся. Помимо упомянутых выше, Setapp охватывает множество суперзвезд, таких как CleanMyMac X, Ulysses, Disk Drill и других.
Для команд есть Setapp for Teams. Его легко настроить для организации любого размера, и он охватывает все преимущества. Кроме того, у вашей команды будет больше времени для изучения программного обеспечения — Setapp for Teams предлагает 30-дневную бесплатную пробную версию.
Еще раз, вот стратегический набор инструментов для компаний, работающих на дому в связи с коронавирусом:
Setapp (служба подписки для приложений Mac, которая охватывает большинство рассмотренных инструментов: IM+, World Clock Pro, Jump Desktop, Screens, iThoughtsX, Backtrack, Timing и еще 170);
Setapp for Teams (доступ к пакету Setapp с преимуществами для команд);
Функциональность общих каналов Slack;
пакет Zoho’s Remotely (бесплатно до 1 июня);
Hangout Meets Premium (бесплатно до 1 июня).
Коронавирус вызывает крупнейший эксперимент по работе на дому. Теперь давайте посмотрим на светлую сторону — что, если это окажется эффективным? Что, если все эти красивые офисы со смузи и массажистами переоценены, и мы обнаружим, что мы так же эффективно работаем из любой точки мира, как и в офисе? Что ж, это будет интересно.
И помните, здоровье превыше всего, даже если оно достигается за счет роста бизнеса. Прежде чем настраивать удаленную рабочую среду, попросите своих сотрудников позаботиться о своем здоровье. Проведите удаленный сеанс с медицинским работником, который объяснит вашим сотрудникам симптомы COVID-19. Убедитесь, что все знают, что им следует делать, если они заразились коронавирусом. В противном случае, прекрасно проведите время со своей пижамой! Мы все знаем, что вы мечтали об этом.
